なぜ長時間残業をしてしまうのか!残業が減らない5つの理由

毎日毎日遅くまで残業をしている人はいませんか?筆者もかつては毎日4時間以上の残業をし、家に帰るのは23時30分、仕事のストレスが溜まって飲んで帰れば深夜2時~3時、そんな生活が続いたことがありました。

残業が減らないということは、自身の肉体面はおろか、精神面までボロボロにしてしまう可能性がありますし、働き方改革が推進される今日においては、長時間残業が評価されなくなっています。

では、なぜ残業が減らないのか、残業を減らすために何をしなければならないのかを現役転職エージェント勤務で、かつて長時間残業をよくしていた筆者が解説をいたします。

残業が減らない5つの理由

まずは、残業が減らない5つの理由について解説をいたします。

自身の業務処理能力が低い

仕事量が決して多くないのに仕事が進まない場合は、自身の業務処理能力が低いことが残業が減らない要因と言えます。そして、筆者は残業が減らない要因を自身の業務処理能力が低いと考えて欲しいと思っています。

なぜ最初に自分の業務処理能力が低いということを考えていただきたいのかというと、自分の能力が低いということを認めることで、自身のビジネスパーソンとしての成長を促すことができるからです。

自分の能力が低いというスタートに立てば、何ができないかを理解し、できるようになるための行動ができます。

実際に業務処理能力が高い、低いかどうかは重要ではなく、自分の能力はまだまだで、頑張ればもっと早く処理できる仕組みができるのではないか、無駄はないのかということを考えることが必要なのです。

業務量が増えているため

至極当然の話ですが、業務量が増えたら当然業務処理が遅くなり、残業時間を減らすことができなくなります。

これまでは業務処理ができていたやり方であったとしても、対応業務量が増えたら業務処理が追い付かなくなるというケースは当然あります。

ただし、筆者は業務量が増えたから、仕事が進まないで思考停止をしないでいただきたいとも思っています。社内にいる能力の高い人は、多くの仕事量を涼しい顔をしてこなしているのではないでしょうか。

仕事量が多いから仕事が終らないと考えるのではなく、仕事量が増えたのでどのように仕事を進めるようにすれば多くの業務量をこなせるのかという観点に立ち、無駄を減らす、ショートカットの方法を考えることが重要です。

上司の業務分配が上手ではないため

仕事を配下の社員に配分するのは上司です。上司が仕事の配分がうまく、全員が定時で終わる程度の仕事が配分できていれば、残業が増えることはないですし、残業という概念についてそもそも考えなくても良いでしょう。

しかし、上司の配分が下手で、自身の分量がやたらと多い場合は必然的に残業が増えます。

ただし、上司がちゃんと仕事を配分してくれないからと残業が減らないのだと嘆いている人は残業を減らすことができません。自身が、上司の無茶ぶりに対応できるようにしておくことが残業を減らすことができる方法であると言えます。

会社の社風

筆者はこれまで4つの会社を経験し、部署異動を含めたら約10の組織で働いたことがあります。そこで感じたことは、組織が違えば働き方は異なります。

1社目で在籍した証券会社は、どの部署・支店に行くかで残業に関する考え方が異なります。本社は社員に無駄な残業をさせません。定時までに仕事を終わらせろ、さっさと帰れと言われましたし、残業する奴は無能という上司もいました。

しかし、支店に行けば、仕事が終っていようがいまいが上司に報告するまでは帰るなと言われ、上司が返ってくるのを延々と待てといわれました。(無駄だなあと思いました。)

2社目~3社目に在籍した人材系の会社は、とにかく22時まで働くのが当たり前だと言われましたし、2社目の会社は毎日始業30分前に出社、月曜日は始業1時間前に出社を義務付けられました。

現職では、自身の働き方をある種自分のジャッジで決められるので満足をしていますが、社風で漠然と残業させられるケースは個人の力で残業が減らせない最たる例です。

業務形態、会社の製品・サービスに起因した理由

職種、扱っている製品やサービスによっては自分や会社のコントロールで残業時間を調整できないケースがあります。

筆者は医療機器業界専門の転職エージェントをしていますが、医療機器業界の営業は欠品、製品の不具合などで夜間呼び出しが行われます。また、学会や幕張メッセなどで行われる展示会の日は休日でも出勤の必要が生まれます。

また、治療関係の製品を扱っている営業だと、夜間に手術に立ち会うこともあります。こういった働き方だと、自分で残業時間を調整することができません。

残業を減らす際にすべき工夫

残業を減らすためにやるべきことは、業務改善か転職です。

上記で挙げた5つのケースのうち、会社、社風や仕事の有無にかかわらず残業するような環境、業務形態、会社の製品・サービスに起因した理由であれば、転職して環境を変えない限り残業は減りません。

しかし、業務処理能力が低い、仕事が多すぎるから、上司が仕事の配分が下手だからという理由であれば、工夫をすることで残業を減らせます。そして、残業をしない人は社内の評価を上げることができます。

残業しない人が社内評価を上げられる理由については、以下の記事を参考にしてください。

残業は無駄!残業しない人が会社から評価される3つの理由

 

では、どんな工夫をすれば良いのかを解説します。

優先度の低い仕事をしない

仕事の処理能力を上げるためには「やらないことを増やす」これに尽きます。

そのため、今ある仕事の中で今日やらなければならない仕事のみをピックアップして、処理する、時間が余ったら他の仕事を処理するというスタンスが重要です。

そのスタンスを維持するためには、複数の仕事の優先順位をつけるという作業を最初にやる必要があります。以下のような分類にすると良いです。

  • Aランク : 重要な仕事で、すぐ処理しないといけない
  • Bランク:重要な仕事だが今処理する必要はない
  • Cランク:重要でないし、今やる必要はない

仕事のスピードを上げるためにはやらないことを増やす「引き算」の発想が必要なのです。

仕事を俯瞰して残業をしない業務計画を練る

朝会社に行って、いきなり仕事を始める人はいつまで経っても残業は減りません。どの仕事をどのくらいの時間で処理するのかを考えましょう。

どのくらいの時間で処理するのかを考えた際、「なんとなく」時間を見積もってしまう可能性がありますので、具体的な手順を考えましょう。

手順を考えると1つ1つの作業と数をフォーカスできるので、1作業に関する具体的な時間を見積もれます。

そうすると、早く終わる仕事と時間がかかる仕事が分かります。そして時間のかかる作業に関しては手順を考えることで、作業を1つ1つ分解することができます。

早く終わる仕事はさっさと終わらせる、時間がかかる作業は分解した作業を進捗させるというスタンスでどういう流れで仕事を終わらせるのかを考えていきましょう。結果、非常に合理的な作業が実現できます。

人としゃべらない時間を作る

仕事の処理に時間がかかる人は人と話す→作業→人と話すみたいな集中できない働き方をしていませんか?

効率よく作業をするためには、黙って業務処理をする時間も必要です。人としゃべらないで黙々と作業する時間も業務計画に落とし込みましょう。

人に頼む

仕事を上司から依頼されたからと言って、全部自分でその作業をしないといけないわけではありません。自分がやらなくてもいい単純作業は、チームの営業事務の方に依頼するというのも業務処理スピードを上げる方法の1つです。

作業を依頼する際は、「単純」な仕事を、分かりやすく業務内容を説明した上で人に依頼するということも施策の1つとして認識をしましょう。

仕事を依頼するスキルについては以下の記事も参考にしてください。

まとめ

以上、まとめます

  • 残業が減らない理由は色々あるが、自分で解決できる問題と解決できない問題がある
  • 自分で解決できない問題は、転職で解決する
  • 自分で解決できる問題に対して、残業を減らすためのカギは「優先度」、「手順・計画」、「集中」、「依頼」

残業が減らない要因は色々ありますが、自分で解決できる問題か、そうじゃないかに分類しましょう。自分で解決できない問題の解決法は転職一択です。

しかし、そうじゃないなら、工夫で解決できます。不満を言う前に工夫をして解決する方法を考え、実行しましょう。考えて、実行できる人になることで業務力が上がり、多くの給料をもらえる人になります。

仕事ができる人は、不満が少なく常に考え行動をします。読者の方々にはぜひそういう人を目指していただけたら嬉しいです。

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ABOUTこの記事をかいた人

関西学院大学卒業、1社目では大手証券会社に勤務  ・8か月でメンタルをやられ休職。 ・証券会社時代はお荷物社員として最低評価を受ける。「こんなひどい評価の奴初めて見た」とまで言われた。 以降、人材ベンチャー、大手転職エージェントに勤務し、2度の戦力外通告を受ける。 現職では、中小の転職エージェントでキャリアアドバイザー兼法人営業で2年連続で社内2位の売り上げを達成。前職退職時の年収450万円→2019年の年収は約1000万円 税金の支払いに苦労してます笑 【人物像】 ・ただの酒好き ・論理・理屈で物を考える 【記事の基本方針】 私のような最強のダメ人間でも、思考力、実力、環境を整備すれば それ相応の成果を出せるということを表現できればいいと思っています。 よろしくお願いします。